ビジネスの場などで返信用封筒を
準備する機会は少なくありません。
しかし、自分で返信用封筒を作る
経験が少ない人にとっては、正しい
書き方に迷うこともあるでしょう。
ここでは、宛名の書き方、差出人の
情報の記載、適切な切手の額面について
説明します。
返信用封筒の宛名には「行」を使う
返信用封筒に宛名を記載する時、一番の
疑問は宛名の後に「行」を使うか、
「宛」を使うかですね。
「行」は通常、返信用封筒に記載されます。
「宛」は、口頭で文書の送付先を
指定する時や、送付状に「○○宛て」と
書く場合に用います。
「行」の位置と文字サイズ
「行」を書く際は、返信時の修正が
しやすいように、書く位置と文字の
大きさに気をつけましょう。
名前の直下ではなく、少しズラして
書くと良いですね。
また、名前と混同しないように、文字は
少し小さめにします。
あらかじめ「様」を記載しない理由
返信用封筒に「様」を予め記載することは、
相手の手間を省くために良さそうですが、
それは自分を尊重する行為と見なされ
がちです。
相手を敬い、自分を優位に置かないため
にも、「様」の記載は控えましょう。
「行」「宛」「様」の省略
最近は、相手の手間を考えて、「行」
「宛」「様」を省略する方法が
増えています。
これにより、修正する必要もなく、
封筒が汚れる心配もありません。
それでも、「行」の記載は宛名のマナー
として定着しているので、安全策としては
「行」を記載することをお勧めします。
返信用封筒に差出人情報を書くべきか
返信用封筒を用意するとき、差出人の
情報を記載するかどうかは悩ましい
問題です。
特に、相手が企業などの法人である
場合、会社で定められた専用の印鑑が
あるため、個人で情報を記入すると
かえって混乱を招く可能性があります。
したがって、返信用封筒の裏に差出人
情報を書かないのが一般的なマナー
とされています。
返信用封筒に切手を貼るタイミング
返信用封筒に事前に切手を貼るべきか
どうかは、相手との関係によります。
顧客への配慮から、企業は顧客が
返送する際の手間を省くために切手を
貼って送ることが推奨されます。
一方で、社内の手続きで使う場合などは、
切手のコストを企業が負担しないことも
あります。
切手の額面を決める
返信用封筒に貼る切手の額面を選ぶ際には、
郵便物のサイズや重さに応じた料金を
把握することが重要です。
日本国内の郵送に適用される料金は
以下の通りです：
– 定形郵便（50g以内）: 92円
– 定形外郵便（50g以内）: 120円
– 定形外郵便（100g以内）: 140円
重要なのは、返信時に封筒の重さが
予想を超える可能性がある場合、
より高い額面の切手を選ぶことです。
特に、顧客に対しては、切手の額面が
不足しないよう細心の注意を払う必要が
あります。
結論
返信用封筒を準備する際は、顧客への
思いやりや内部の手続きをスムーズに
行うための適切な対応が求められます。
もし不明な点があれば、上司や経験豊かな
同僚に相談することが大切です。
また、コストを抑えるために切手を
貼らない選択をする場合でも、慎重な
判断が必要です。
