新年会案内メールについて! 内部および外部への送信ポイント

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新年を迎えた際、多くの企業や団体で
新年会が開かれます。

その時に必要となるのが案内メールですが、
具体的にどのように作成すればよいでしょうか?

特に社内メンバーや
外部のビジネスパートナーを招待する際は、
進め方に悩むこともあるでしょう。

ここでは、新年会の案内メールを作成する際の
ポイントと一例を紹介します。

新年会案内メールの作成ガイド

ここでは、新年会の招待メールを作成する際の
重要な内容と注意点を解説します。

新年会案内メールの適切な送信時期

新年会の案内は、開催時期に応じて
送るタイミングが異なります。

たとえば、年明けすぐに
新年会を予定している場合、
前年の12月には招待状を送り、
出席者数の確認を済ませる必要があります。

ただし、案内を送る最適な時期は
状況によって異なるため、
新年になってから送る方が良い場合もあります。

会場の予約が必要な場合は、
特に早めに行う必要があります。

新年会の案内メールに含めるべき情報

新年会の案内メールには、
以下の情報を明記することが重要です。

日時

開催日時は、参加者がスケジュールを
調整するうえで最も重要です。

場所

会場の名称、住所、電話番号、
可能であればウェブサイトのURLを記載し、
アクセスマップや最寄り駅の情報も提供すると
親切です。

会費

参加者によって会費が異なる場合は、
その詳細を記載します。

出欠確認

特に社内イベントでは
原則全員参加となりますが、
出欠を確認し最終的な人数を固めます。

連絡先

案内の責任者(幹事)の名前と
連絡先を記載します。

これらのポイントを押さえて
効果的な新年会の案内メールを作成し、
皆が楽しめる集まりを実現しましょう。

新年会の案内メールの作成ポイント

新年会の案内メールを効果的に
作成するためのポイントを紹介します。

件名の設定方法

件名は、メールが
新年会の案内であることがすぐにわかるように
明確に記載します。

迷惑メールと誤認されないように、
開催日会社名を入れることが効果的です。

出席を確認する必要がある場合は、
「【要返信】」や「【返信期限○/○まで】」
といったフレーズを件名に含めることで、
受信者の注意を引きやすくなります。


・〇〇株式会社 新年会のご案内
・営業部 新年会のお知らせ
・【要返信】1月29日 新年会詳細
・【返信期限1/22まで】新年会のご案内

宛名の形式

宛名は、社内メールと同じく形式を保ちます。

例 社内:

・各位
・営業部各位
・経理部の皆様へ

社外向けのメールでは、
相手の会社名を記載します。

例 社外:

●会社宛の場合
〇〇〇〇株式会社 御中
●個人宛の場合
〇〇〇〇株式会社
管理部 部長 〇〇〇〇様

日時・場所・アクセス・会費の明記

新年会の情報は、箇条書きで明確にし、
分かりやすくします。

会場のウェブサイトがある場合は
リンクを付けて、訪問者が事前に
情報を確認できるようにすると親切です。

・日時:〇月〇日(金)19時~
・会場:〇〇〇〇
住所:〇〇区〇〇1-2-3 5F
(1Fがスーパーのビル)
TEL:00-0000-0000
・会費:男性4,000円 / 女性3,000円

出欠確認の要求

出欠の返信はメールで行います。

仕事や個人の予定で返信が
遅れがちな人もいるため、
返信期限は1週間ほど設けることが望ましいです。

例 社内:
件名を変更せず、このメールに
〇/〇(曜日)までに返信してください。
例 社外:
〇月〇日までにこのメールに返信してください。
ご協力をお願いいたします。

署名の形式

署名は通常使用しているもので構いませんが、
新年会の幹事であることを明確に記載し、
問い合わせ先の内線番号や
メールアドレスをしっかりと記入しましょう。

例:
◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇
幹事:営業部 森太郎
・内線xxxx
・E-mail: xxxx@xxxx.co.jp

新年会の案内メール作成例

ここでは、社内と社外向けに
異なる新年会の案内メールの書き方を示します。

社内向け新年会案内メール

【要返信1/22(金)まで】新年会のご案内

各位

明けましておめでとうございます。
こちらは営業部の森太郎です。

新年を迎え、共に新たな成長と
飛躍を目指しましょう。

そのための一環として、
以下の詳細で新年会を開催します。

新しい年の活力を一緒に育みましょう。
皆様のご参加を心よりお待ちしております。

・日時:1月29日(金)18時~
・会場:〇〇〇〇
住所:〇〇区〇〇1-2-3
TEL:00-0000-0000
・会費:男性4,000円/女性3,000円

※出欠確認のため、このメールに
1/18(金)までに返信をお願いします。

幹事:営業部 森太郎
・内線xxxx
・E-mail: xxxx@xxxx.co.jp

社外向け新年会案内メール

株式会社〇〇〇〇 新年会のご案内

各位

新年の挨拶を申し上げます。

昨年は格別のご支援を賜り、
深く感謝しております。

今年も変わらぬご愛顧を賜れますよう
お願い申し上げます。

新年の節目に、
次の日程で懇親の場を設けました。

お忙しい中とは存じますが、
ぜひご参加いただきたく存じます。

・日時:1月25日(金)18時~
・会場:〇〇ホテル
住所:〇〇区〇〇1-2-3
TEL:00-0000-0000

※出席・欠席のご連絡は、1月18日(金)までに
このメールにてお願い致します。

ご迷惑をおかけしますが、
ご協力のほどよろしくお願い致します。

株式会社〇〇〇〇
営業部 山田一郎
TEL: 03-0000-0000
FAX: 03-0000-0000
E-mail: xxxx@xxxx.co.jp

総括

このような例文を参考にして、
社内外の対象者に応じた
新年会の案内メールを作成することが重要です。

明確でシンプルな案内が、
成功した新年会への第一歩となります。

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